Bei meiner Arbeit als Aufräumcoach komme ich immer wieder mit Menschen zusammen die notorische Informationssammler sind. Dabei finden sich Notizen auf Post-its, losen Zetteln, auf Briefumschlägen, ausgerissenen Seiten von Magazinen oder überhaupt ganze Magazine. Selbstverständlich gibt es auch noch eine Ideen und eine To-Do Liste.

Dabei verlieren mein Kunden die Übersicht und finden ihre Notizen nicht mehr. Automatisch neigen sie dazu, alles doppelt und dreifach zu sammeln - just in case - versteht sich. Wenn es dir genauso geht, dann bist du hier richtig. In diesem Blog zeige ich dir wie du deine Zettelwirtschaft aufarbeitest.

Man muss erstmal unterscheiden um welchen Zettelkram es sich handelt. Es gibt Notizen zu den unterschiedlichsten Themen. Klar, wir haben alle unterschiedliche Interessen. Notizen sind aber nicht gleich Notizen. Manche Informationen wollen wir "nur" speichern, weil wir sie interessant finden und bei Bedarf gerne darauf zurückgreifen wollen. Andere Notizen sollen uns an eine Handlung erinnern.

Schaust du dich bei Google um, dann werden dir schnell diverse Apps vorgeschlagen um deine Notizen digital zu organisieren. Hast du dich dann tatsächlich aufgerafft deine Notizen in eine App einzutragen, sind diese meist schlecht kategorisiert. Es wird mühsam das neue System aufrecht zu erhalten und die App wird wieder beiseite geschoben. Die Notizen sind dann zwar digital, aber der Papierkram verschwindet deshalb trotzdem nicht.

Wie ich zu Beginn erwähnt habe, haben wir alle unterschiedliche Arten, Notizen zu machen. Heute möchte ich dir zeigen, wie ich meine Notizen organisiere. Das kann dir helfen, egal ob du gerne Musik hörst, Kunst liebst, sportlich bist oder eher der Hardrock-Typ bist. Mein Ansatz beginnt damit, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zu erfassen, und endet mit einer Art Informationsdatenbank ähnlich wie bei Wiki.

Zuerst sammelst du alle Papiere, Notizzettel, Post-it´s und wo du eben sonst noch deine Vermerkungen gemacht hast. Und mit alle, meine ich wirklich alle! Dazu zähle ich auch Notizen in Apps oder Links, die du dir per WhatsApp Nachricht geschickt hast.

Wenn du dir einen Überblick über deine gesammelten Informationen gemacht hast, ist es an der Zeit deine Notizen zu trennen. Ich bin mir ziemlich sicher, dass das Eine oder Andere bereits erledigt ist oder deine Prioritäten sich verschoben haben, sodass die Notiz gar nicht mehr wichtig ist. Das heißt, du kannst direkt mit dem Aussortieren loslegen.

WICHITG! Trenne deine Notizen im ersten Schritt nur nach: bleibt & geht in den Müll. Das ist für den ersten Schritt wirklich alles. Mir ist wichtig, dass du dich mit Entscheidungen nicht überforderst. Glaub mir, du verzettelst dich sonst! Ist das nicht ein schönes Wortspiel?

Wenn du mit dem groben aussortieren fertig bist, hast du dir einen guten Überblick über deine Kategorien verschafft. Das ist deshalb so wichtig, weil wir nun ganz nach der KonMari-Methode™ Kategorien anlegen. Wie schon erwähnt ist jeder unterschiedlich und deshalb werden deine Kategorien auch nur für dich passen.

Hier ein paar Vorschläge welche Kategorien entstehen können:

• Verantwortung/Verpflichtung: Finanzen, Auto, Familie, Gesundheit
• Hobby: Sport, Garten, Tiere, Musik
• Interessen: Reisen, Konzert/Museum, Nachhaltigkeit, Kunst, Inneneinrichtung, Kurse
• Arbeit: Job, Jobwechsel, Firma

Mir ist wichtig, dass du deine vier, fünf oder sechs groben und großen Kategorien anlegst und einiges thematisch zusammenfasst. Denn der nächste Schritt besteht darin, dass du dir einen Kalender anlegst. Ich erkläre gleich warum.

Papierkram besteht nicht immer nur aus Notizen an die wir uns erinnern wollen. Manche Zettel sollen uns an Handlungen erinnern. Andere dienen als Informationsbasis und wir wollen darauf zurückgreifen wenn wir sie brauchen.

Nun frage ich dich, was bringt eine Erinnerung auf einem Post-it, wenn sie unter einem Stapel Papierkram verschwindet und du so erst wieder darauf vergisst? Genau - rein gar nichts! Du bekommst allerhöchstens ein schlechtes Gewissen, dass du nicht in der Lage bist deine Dinge zu regeln und machst dir selbst Vorwürfe.

Deswegen und um meinem System treu zu bleiben, legst du dir bitte einen digitalen Kalender an. Wie das funktioniert, zeige ich dir im Video. Welchen Kalender du verwendest, ist mir schnurzpiepegal. Ich will dich hier an dieser Stelle erinnern, dass dein bisheriges System nicht funktioniert hat. Und ohne Veränderung in deinen Gewohnheiten, kannst du nicht erwarten, dass sich in deinem Zettelchaos etwas ändert. Also bitte, probiere es aus.

Wenn ein Online-Organizer so wirklich gar nichts für dich ist, kann ich dir Nina´s Blog "Papiersammler - raus aus dem Zettelchaos" empfehlen.

Wenn ein Online-Organizer so wirklich gar nichts für dich ist, kann ich dir Nina´s Blog "Papiersammler - raus aus dem Zettelchaos" empfehlen.

KOMM ERST AN DIESE STELLE, WENN DEIN KALENDER ANGELEGT IST

So - zurück zur Sache. Du hast dir in der Zwischenzeit einen digitalen Kalender angelegt und wie im Video gezeigt, deine zuvor erstellten Kategorien als "Unterkalender" angelegt. Wenn das erledigt ist, widmen wir uns wieder deinem Zettelchaos auf dem Tisch.

Schnappe dir eine der groben Überkategorien und trenne erneut zwischen

• Notiz zur Handlung
• Notiz zum Wissen sammeln

Wir beginnen mit den Notizen die eine Handlungsaufforderung darstellen. Als Beispiel nehmen wir die Überkategorie Verantwortung/Verpflichtung. Darunter können folgende Tätigkeiten fallen, die du dir als Notiz irgendwo vermerkt hast:

• Finanzen: Kündigung Handyvertrag, Kreditkartenabrechnung prüfen, Rechnungen für den Steuerausgleich sammeln
• Auto: TÜV Prüfung und Autoreparatur Kostenvoranschlag einholen, Reifenwechsel
• Familie: Kind bei Schule anmelden, Eltern anrufen (soziale Kontakte pflegen), helfen Antrag ausfüllen
• Gesundheit: Zahnarzttermin ausmachen, Befunde besprechen, Überweisungsschein beim Hausarzt holen

Ich glaube mit den Beispielen weißt du worauf ich hinaus will. All diese Dinge sind natürlich Erinnerungen, aber sie sind auf jeden Fall auch Handlungsaufforderungen!

Des weitern wirst du zu den selben Punkten auch informationsbasierten Papierkram haben:

• Finanzen: Handy Rechnung und Antrag zur Kündigung, Kreditkartenabrechnung, Antrag für den Steuerausgleich, Bankinformationen und Preise zur Kontoführung
• Auto: Letzte Rechnung von der TÜV Prüfung
• Familie: Anmeldeformular oder sogar nur den Link um dein Kind bei der Schule anzumelden
• Gesundheit: Befunde im Umschlag, Broschüre zu gesunden Ernährung

Und jetzt geht´s ans eingemachte!

Wir nutzen den Kalender als Notiz App. Damit sind deine Notizen und Erinnerung gleich an eine Handlung gekoppelt. Für was schreiben wir sonst Erinnerungen? Nutze dazu im Kalender die Funktion der Wiederholung. Heißt, der TÜV Termin für dein Auto wird jedes Jahr zur selben Zeit stattfinden. Wie du die Funktion nutzt, hast du bereits im Video gesehen.

Wenn bei den einzelnen Terminen Notizen anfallen, kannst du sie direkt dort eintragen. Wenn du eine Adresse hinzufügst, kannst du anschließend mit nur einem Klick die Route abrufen (über Google Maps).

Wenn all deine Termine aus den groben Überkategorien im Kalender stehen und du unter den Terminen die wichtigsten Informationen dazugeschrieben hast, kannst du die Zettelchen, Broschüren und Magazine entsorgen.

Aber was passiert mit dem anderen dazugehörigen Papierkram? Nun, den hast du bereits in Kategorien vor sortiert. Diese Blätter kannst du als solches in einem Filefolder, Schuhkarten oder Ordner zusammenfassen. Wichtig ist, das du deine Kategorien beibehältst und sie so schnell wieder findest.

Der Vorteil einen Kalender zu nutzen liegt ganz klar auf der Hand. Du musst erstens Zeit schaffen, um deine Vorhaben umzusetzen und sie vergammeln nicht auf Post-it´s unter einem Berg aus Papierkram.

Wenn du anfängst, deinen Kalender regelmäßig zu nutzen, kannst du auf Erinnerungen gar nicht vergessen, weil sie bereits eingetragen sind. Außerdem kannst die Suchfunktion nutzen, um Informationen erneut aufzurufen, zu ändern oder zu ergänzen.

Wenn du weiterhin deine Zettel schreibst und nichts an deinem Verhalten änderst, wird die oben beschriebene Lösung natürlich nicht funktionieren. Das ist ganz klar. Du kannst nicht hoffen das etwas besser wird, wenn deine Handlungen die selben bleiben. Ich wünsche mir, dass du anfängst deinen digitalen Kalender zu nutzen, um endgültig von der Zettelwirtschaft loszukommen.

Letztendlich sparst du dir Zeit, weil du Notizen nicht immer und immer wieder aufschreiben musst. Ein ganz einfaches Beispiel zeige ich dir am Geburtstagskalender. Du trägst Geburtstage, Jahrestage und Jubiläen in deinen Kalender ein. Änderst die Einstellung auf Wiederholung und jährlich. Wenn dir eine Geschenkidee für eine Person einfällt, springst du im Kalender auf das Monat oder suchst die Person in der Suchfunktion und trägst in der Beschreibung deine Geschenkidee ein. So hat deine Notiz einen Termin und du vergisst nicht auf den Geburtstag.

Deine Erinnerungen bekommen einen Handlungsschritt und das ist doch der Grund warum wir in erster Linie Notizen machen. Wir wollen nicht darauf vergessen und der Zettel soll uns daran erinnern ins Tun zu kommen. Zwei Fliegen mit einer Klappe.

Außerdem hat ein Kalender den Vorteil, dass du ganze Kalender, wie den Geburtstagskalender oder auch einzelne Termine mit deinem Partner und deinen Kindern teilen kannst. So sehen alle welche Aktivitäten am Plan stehen, was dafür noch gemacht werden muss und worauf du nicht vergessen darfst.

Ein ganz klarer Vorteil ist, dass sich der Google Kalender auf allen Geräten synchronisiert. Wenn ich am PC sitze, organisiere ich gerne meine Termine und Erinnerungen. Ich erledige Anrufe, vereinbare Treffen und trage ein wann ich am besten zum Sperrmüll fahre. Dabei ergänze ich Öffnungszeiten im Termin, damit ich genau weiß wie mein Zeitfenster ist. Oder ich hinterlege einen Link zur jeweiligen Webseite.

Wenn ich unterwegs bin, hab ich meine Informationen am Handy immer dabei. Als Widget liegt meine Kalender auf einer eigenen Seite, damit ich schnellen Zugriff darauf habe. Sicherlich auch deswegen, weil ich meinen Kalender beruflich verwende. Ich kann es dir wärmstens empfehlen, deinen neu angelegten Kalender als Widget auf den Starbildschirm vom Handy zu legen. Allein schon deswegen, damit es dich erinnert den Kalender im vollen Umfang zu nutzen.

Wenn du an einem Plakat vorbeiläufst und denkst: "Das wär ja schön, mal wieder zur XY Vorstellung zu gehen" - dann kannst du den Termin mit allen relevanten Informationen direkt in deinen Kalender eintragen und sparst dir so den Zettel. Der Termin steht im Kalender, heißt, du kannst dir potenziell dafür Zeit nehmen. Die notwendigen Informationen wie Spielort, Zeit, Preis und Ticketabholung sind notiert. Trägst du den Termin in den geteilten Kalender mit deiner Familie ein, sehen sie automatisch, dass du gerne zur XY Vorstellung gehen möchtest.

Und welche Nachteile ergeben sich daraus? Ich sehe nur einen und zwar dass man ein Gerät braucht. Aber wenn wir uns ehrlich sind, wie oft gehen wir tatsächlich noch ohne Telefon außer Haus?

Muss ich den Google Kalender nutzen? Nein, natürlich nicht. Mein Lösungsvorschlag basiert lediglich auf einem digitalen Kalender. Welchen du verwenden möchtest, ist ganz dir überlassen.

Wie bekomme ich den Google Kalender? Den Google Kalender kannst du nutzen, wenn du eine Gmail Adresse hat. Alle, die ein Android Handy haben und mit dem PlayStore Apps downloaden, habe automatisch eine Gmail Adresse. Du hast den Google Kalender vielleicht sogar schon als App auf deinem Handy installiert? Wenn nicht kannst du ihn über den PlayStore downloaden - anmelden - einloggen und Google Kalender aufsetzen.

Was ist wenn ich Apple Geräte nutze?  Soweit ich weiß, wird der Kalender auf Apple Geräten synchronisiert und du kannst ihn nutzen. Nachteil: Der Kalender kann nicht außerhalb von Apple geteilt werden.

Welche Alternativen gibt es sonst noch? Solltest du einen Gerätemix aus Android Handy und Apple PC oder andersrum haben, funktioniert definitiv Google. Ansonsten sollte auch der Outlook Kalender mit den verschiedenen Geräten zu synchronisieren sein.

Fazit: Ich glaube, die vielen Vorteile von einem digitalen Kalender sind überzeugend und eine super Alternative zu deinem Zettelchaos. Ich bin vor ein paar Jahren schweren Herzens von meinem Papierkalender auf den digitalen Google Kalender umgestiegen. Aber es hat sich ausgezahlt und deswegen kann ich es nur jedem empfehlen.

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