E-Mails aufräumen: Dein ultimatives Tutorial für mehr Übersicht und weniger Stress

Stell dir vor, du öffnest deinen Posteingang und siehst nur noch die E-Mails, die für dich wirklich wichtig sind – keine nervigen Newsletters, keine Werbemails und kein unübersichtlicher Durcheinander. Mit dem richtigen E-Mail Management ersparst du dir nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Energie und könntest dadurch deine Produktivität steigern. In diesem Blog gebe ich dir Schritt für Schritt Tipps, wie du deinen Posteingang aufräumst und dich von unnötigem Ballast befreist.

Bevor du dich ins große Aufräumen stürzt, solltest du herausfinden, welche E-Mail-Adressen du überhaupt hast. Möglicherweise nutzt du verschiedene Postfächer für unterschiedliche Zwecke – privat, beruflich, für Online-Shops oder auch für Spam-Anmeldungen.

• E-Mail-Clients oder Apps überprüfen:

  Wenn du verschiedene E-Mail-Adressen auf deinem Smartphone, Tablet oder Computer nutzt, kannst du in den E-Mail-Apps (wie Gmail, Outlook, Apple Mail oder Thunderbird) nachsehen. Meistens kannst du in den Einstellungen der App nach „Konten“ oder „E-Mail-Profile“ suchen, um eine Übersicht über die verbundenen Adressen zu erhalten.

• Überprüfe deine Social-Media-Konten:

  Viele Social-Media-Plattformen (z. B. Facebook, Instagram oder LinkedIn) speichern die E-Mail-Adresse, mit der du dich registriert hast. Wenn du dich dort einloggst, kannst du unter den Kontoeinstellungen oft die hinterlegte E-Mail-Adresse einsehen.

Wenn du dein Passwort für eine bestimmte E-Mail-Adresse vergessen hast, kannst du versuchen, das Passwort zurückzusetzen. Die meisten Anbieter (wie Gmail, Yahoo, oder Outlook) bieten eine Möglichkeit, über eine Sicherheitsfrage oder eine alternative E-Mail-Adresse ein neues Passwort anzufordern.

• Nutze eine E-Mail-Adresse für wichtige Rechnungen und offizielle Korrespondenz – am besten auch mit einem sicheren Passwort.
• Eine weitere Adresse für private Zwecke könnte dir helfen, geschäftliche und persönliche E-Mails voneinander zu trennen.
• Eine Spam-Adresse ist eine gute Lösung, wenn du dich auf Websites oder bei Gewinnspielen anmeldest und keine wertvollen E-Mails erwartest.

Mit nur drei klar definierten E-Mail-Adressen kannst du ganz gezielt und effektiv arbeiten. Du musst dir keine Sorgen mehr machen, dass wichtige Rechnungen und private Mails durcheinandergeraten.

Falls du dich jedoch nicht auf drei Adressen beschränken möchtest oder bereits bestehende E-Mail-Adressen hast, die du weiterhin nutzen willst, ist das natürlich auch möglich. Das Wichtigste ist, dass du einen klaren Überblick behältst und gezielt sortierst.

Das Erstellen von Ordnern und Filtern ist eine großartige Möglichkeit, um deine E-Mails automatisch zu sortieren und den Überblick zu behalten. Du kannst beispielsweise Ordner für „Rechnungen“, „Reisen“, „Privat“ oder „Arbeit“ anlegen, um E-Mails nach Kategorien zu ordnen. So findest du wichtige Nachrichten schnell und ohne viel Suchen.

1. Gehe in die Einstellungen deines E-Mail-Dienstes.
2. Suche nach einer Option wie „Ordner erstellen“ oder „Neuen Ordner hinzufügen“.
3. Vergib einen Namen für den Ordner (zum Beispiel „Rechnungen“ oder „Arbeit“) und bestätige.

Nun kannst du E-Mails manuell in diese Ordner verschieben. Aber noch praktischer ist es, wenn du Filter einrichtest, die das automatisch für dich tun.

Filter nach Absender erstellen: Du kannst einen Filter anlegen, der automatisch E-Mails von bestimmten Absendern in einen vordefinierten Ordner verschiebt. Zum Beispiel: E-Mails von Banken kommen direkt in den Ordner „Rechnungen“. E-Mails von Freunden landen im Ordner „Privat“.

Wie geht das?

• Gehe in die Einstellungen deines E-Mail-Anbieters.
• Wähle „Filter“ oder „Regeln“ (je nach Anbieter unterschiedlich).
• Erstelle einen neuen Filter und gib an, von welchem Absender die E-Mails stammen sollen (zum Beispiel „bank@...“).
• Bestimme den Zielordner, in dem diese Mails landen sollen (zum Beispiel „Rechnungen“).

Posteingang sortieren - Hier sind ein paar einfache Schritte:

Wichtige E-Mails archivieren

• Wenn du E-Mails hast, die du zwar aufbewahren möchtest, aber nicht ständig im Posteingang sehen willst, kannst du sie archivieren. Dadurch werden sie aus dem Posteingang entfernt, aber bleiben weiterhin zugänglich, wenn du sie benötigst. Klicke dazu einfach auf die Schaltfläche oder Funktion „Archivieren“ und du wirst deine wichtigen E-Mails immer schnell finden.

• Unwichtige E-Mails löschen: Alte Werbung oder E-Mails, die du nicht mehr brauchst, solltest du löschen. So bleibt dein Postfach übersichtlich.

Such nach großen E-Mails

• Viele E-Mails enthalten große Anhänge, wie Bilder, PDFs oder Videos. Diese können viel Speicherplatz beanspruchen. In den meisten E-Mail-Programmen kannst du nach großen E-Mails suchen und diese entweder löschen oder speichern.
• Tipp: Bei Gmail kannst du zum Beispiel „size:10MB“ in die Suchleiste eingeben, um alle E-Mails mit Anhängen von mehr als 10 MB zu finden.

Bist du eher der “Non-digital-Typ” und/oder ist die digitale Ordnung nicht deine einzige Baustelle möchte ich dir folgende 2 Blogs für mehr Produktivität im Büro oder deinem Zuhause ans Herz legen:

Zettelwirtschaft: Notizzettel & Papierkram organisieren

Papiersammler: Raus aus dem Zettelchaos

Fazit: Mit wenigen, aber gezielten Schritten wirst du dein Postfach in den Griff bekommen und kannst dich ganz entspannt auf die wirklich wichtigen Nachrichten konzentrieren. Eine durchdachte E-Mail-Organisation spart Zeit und sorgt für einen besseren Überblick. Viel Erfolg beim Aufräumen – du hast es drauf!

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