Jeder kennt das Chaos: Wichtige Dokumente tauchen genau dann nicht auf, wenn man sie braucht. Ob digital oder auf Papier – eine gute Ordnung spart Nerven und Zeit. Doch wie sorgt man dafür, dass alles seinen Platz hat? In diesem Artikel zeige ich dir, warum es so wichtig ist, eine klare Struktur zu haben – und warum du dringend vermeiden solltest, Papierdokumente einzuscannen oder digitale Unterlagen auszudrucken.
Durch eine effiziente Dokumentenorganisation und ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System kannst du sowohl digitale als auch analoge Dokumente schnell wiederfinden.
Warum eine klare Dokumentenordnung entscheidend ist
1. | Analog und digital – beides muss gut geordnet sein
Es spielt keine Rolle, ob du Dokumente lieber in Papierform oder digital verwaltest – Hauptsache, du hast ein System. Ohne eine klare Struktur suchst du irgendwann stundenlang nach wichtigen Unterlagen.
Ein gut durchdachtes Informationsmanagement hilft dabei, Dokumente sinnvoll zu organisieren, sodass du bei Bedarf sofort darauf zugreifen kannst.
2. | Warum du NICHT einscannen oder ausdrucken solltest
Hast du schon mal versucht deine Papierdokumente zu digitalisieren oder deine digitale Dokumente auszudrucken? Dann weißt du sicher, dass das nur zu doppeltem Aufwand und noch mehr Verwirrung führt. 🤯
Halte jedes Dokument dort, wo es hingehört:
📩 Digitale Dokumente bleiben digital.
📄 Papierdokumente bleiben in ihrer physischen Ablage.
Das wichtigste Ziel: Wissen, wo deine Dokumente sind. Es geht nicht darum, jedes Dokument in eine perfekte Ablagestruktur zu zwängen, sondern sicherzustellen, dass du weißt, wo du es findest – sei es in deinem elektronischen Archiv oder in einem physischen Ordner.
3. | Dokumente sofort ablegen
Mach es dir zur Gewohnheit, dass eingehende Dokumente nicht lange herumliegen. Die Regel lautet:
📩 Digitale Dokumente gleich abspeichern (zum Beispiel Rechnungen aus E-Mails oder Behördenbescheide aus Online-Portalen)
📄 Papierdokumente zeitnah in den richtigen Ordner einheften
So vermeidest du Chaos und stellst sicher, dass dein elektronisches Dokumentenmanagement genauso effizient funktioniert wie deine analoge Ablage.
Wie du deine Dokumente optimal organisierst
1. | Ordnung für Papierdokumente
Falls du dein Papierarchiv verbessern möchtest, empfehle ich dir den Blog Papiersammler - Raus aus dem Zettelchaos. Dort findest du detaillierte Tipps, wie du deine Zettelwirtschaft strukturieren und organisieren kannst.
2. | Digitale Ordnung – ein einfaches System
Die digitale Archivierung kann mit einer klaren Struktur sehr einfach und effizient gestaltet werden. Dabei helfen elektronische Dokumentenverwaltungssysteme, doch auch ohne spezielle Software kannst du eine sinnvolle Ablage aufbauen.
📁 Ordner nach Thema & Jahr
Diese Struktur ist ideal für Steuerunterlagen, Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente:
- 📂 Steuern
- 📂 2023
- 📂 2024
- 📂 Versicherungen
- 📂 Krankenversicherung
- 📂 Kfz-Versicherung
- 📂 Rechnungen
- 📂 2023
- 📂 2024
Dokumente umbenennen:
👉 „2024_01_Steuerbescheid.pdf“
👉 „Krankenversicherung_2024_Police.pdf“
Mit einer guten elektronischen Archivierung kannst du Dokumente schnell finden und jederzeit darauf zugreifen. Falls du dein Dokument nicht in der analogen Ablage findest, weißt du, dass es digital vorhanden ist – und umgekehrt.
Fazit: Eine gut durchdachte Dokumentenorganisation sorgt dafür, dass du wichtige Unterlagen immer schnell findest – unabhängig davon, ob sie digital oder in Papierform sind. Das Ziel ist nicht, sich für eine Variante zu entscheiden, sondern sicherzustellen, dass du dein Dokument in einem der beiden Systeme sofort findest, die Ordnung hälst und dir Zeit sparst. Optimiere jetzt dein Ablagesystem – egal ob digital oder auf Papier – und genieße eine stressfreie Dokumentenverwaltung!
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Die Autorin:
Nina Rainer hat es mit Olivia´s Onlinekurs geschafft, ihr Leben und Zuhause so zu gestalten wie sie es sich wünscht. Nun gibt sie ihre learnings und Know-How in ausführlichen Blogartikeln weiter. Nina ist als Gastautorin für Ordnungsprofi ein echter Zugewinn. Sie lebt mit ihrer Tochter Zoe in Bruck an der Mur. Sie ist lebenslustig, liebt es mit der Familie und Freunden Spaß zu haben und ist auch für spontane Aktionen zu haben.
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